Zeekadetkorps Gouda

Het Zeekadetkorps Gouda verwerkt persoonsgegevens. Hierover willen wij je graag duidelijk en transparant informeren.

Privacystatement
In het privacystatement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door het Zeekadetkorps Gouda. Het privacystatement is terug te vinden op www.zkkgouda.nl/privacy

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een gesprek met de ouder(s)/verzorger(s) van de aspirant zeekadet aan boord van de Freyr. De gegevens worden door de commandant bewaard in een bestand op de beveiligde server. De commandant, eerste officier, penningmeester en secretaris hebben inzage in het bestand.

Medisch formulier activiteiten en kampen
Het Zeekadetkorps Gouda hecht veel waarde aan een veilige omgeving aan boord van het korpsschip, de kleine vaartuigen en binnen de activiteiten die het Zeekadetkorps Gouda voor haar leden organiseert. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een normale korps zaterdag, zoals een kamp of overnachting, noodzakelijk dat de leiding van het korps beschikt over informatie over de gezondheid van de zeekadet. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een medisch formulier / vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouder(s)/verzorger(s). De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte die alleen toegankelijk is voor de leiding. De formulieren worden niet digitaal geregistreerd. Het formulier wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie korpsdag
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding van het korps op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Het Zeekadetkorps Gouda mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij het aanmelden als nieuwe zeekadet op het belang van het verstrekken van de juiste informatie aan de leiding van het korps. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder(s)/verzorger(s).

Registratie kampen en activiteiten
Voor kampen en activiteiten wordt gebruik gemaakt van een deelnameformulier. De formulieren worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte die alleen toegankelijk is voor de leiding van het korps. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren vullen leden een machtiging in. Deze machtigingen worden alleen door de penningmeester van het korps beheerd zolang als de zeekadet lid is van het Zeekadetkorps Gouda. Bij het beëindigen van het lidmaatschap wordt de machtiging ingetrokken en vernietigd.

Contactlijsten
Het Zeekadetkorps Gouda heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van de leden en ouder(s)/verzorger(s). In geval van nood kan de leiding ouders van de zeekadetten bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor de leiding van het korps en worden in een afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden na afloop van een seizoen vernietigd.

Online media
Het Zeekadetkorps Gouda maakt gebruik van een e-mail nieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij het aanmelden als zeekadet. Er is een mogelijkheid voor een OPT-Out.

Op www.zkkgouda.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding met meer informatie beschikbaar op de website.

Op www.zkkgouda.nl kunnen zeekadetten en/of ouder)s)/verzorger(s) kleding bestellen en betalen en kampgelden worden voldaan. Op de website staat meer informatie over het gebruik van de persoonsgegevens.

Beeldmateriaal
Het Zeekadetkorps Gouda maakt foto’s en video’s van de diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van het Zeekadetkorps Gouda als herinnering en voor mogelijke plaatsing in een Facebook bericht. Bij de aanmelding als zeekadet wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van de betreffende zeekadet. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie
Het privacybeleid van het Zeekadetkorps Gouda is terug te vinden via www.zkkgouda.nl/privacy en op te vragen via de secretaris van het korps.

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’  gemeld bij het Zeekadetkorps Gouda via contact@zkkgouda.nl. Na melding van een datalek heeft het Zeekadetkorps Gouda een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een zeekadet een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert het Zeekadetkorps Gouda binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat. Conform het privacybeleid van het Zeekadetkorps Gouda wordt dit verzoek in behandeling genomen.